__Confinement, acte 1 :__ 53 talents ont rejoint Alan. 

Autant vous dire que je me souviens très bien de l’allocution du Président de la République du 12 mars dernier : pas le choix, il fallait que tout soit en ordre pour accueillir 9 Alaners le lundi suivant, avec le même niveau d’exigence en termes d’expérience employés qu’en temps normal. 

Je vous emmène côté coulisses pour éclairer les différentes étapes de ce processus clé (on ne le rappellera jamais assez), tant en termes d’engagement employé, de productivité que de marque employeur. 

![Photo : Shalom Mwenesi, Unsplash](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/7MK23JLifBLszozHBbCrCy/61dad7170a2d2ea0de34495278191b50/shalom-mwenesi-107PMV1f1R0-unsplash.jpg)Photo : Shalom Mwenesi, Unsplash

## Une culture d’entreprise forte favorise la réussite de l’onboarding

Je ne serais pas tout à fait honnête si je ne vous disais pas que l’Office Manager et moi (enchantée, Juliette, People Ops chez Alan) avons eu un frémissement d’inquiétude, à l’idée de devoir changer notre processus d’*onboarding* pour l’adapter à une situation complètement nouvelle. Et comme dans toute situation incertaine, il y a eu du bon à pouvoir se référer à des principes directeurs solides. 

### ⚙️ Automatiser pour mieux humaniser

Oui, c’est une affirmation étonnante. Mais ne vous fiez pas au titre, vous allez voir.

Le premier pilier qui nous a aidés à ce moment-là est __la connaissance écrite et partagée__. En d’autres termes, tout le savoir est consigné dans une base de connaissance commune, chaque processus y est détaillé. Il a ainsi été nettement plus simple d’adapter ce que nous pouvions faire auparavant, et ce en l’espace de quelques heures. 

Par exemple, nous attachons une grande importance à ce que l’essentiel des étapes administratives et d’équipement soient réalisées avant le premier jour des nouveaux arrivants, __afin que la première journée ne se résume pas à des tâches rébarbatives__. 

Étape par étape, en amont du *D-day*, nous guidons les Talents qui nous rejoignent dans le processus de « pre-boarding ». Pour optimiser cette tâche essentielle mais chronophage, nous utilisons des templates de mails prédéfinis. Tout notre script a été bousculé en mars dernier. Nous avons adapté les modèles de mails en conséquence, gagné en efficacité, et avons ainsi pu __dédier du temps à des tâches qui comptent autant mais qui ne sont pas automatisables__, comme rassurer les Alaners qui nous rejoignaient. 

### 🏄 Surfer la vague du télétravail

Deuxièmement, et nous avions certainement une petite longueur d’avance, __Alan avait déjà adopté un positionnement très souple s’agissant du télétravail__, basé sur la confiance. Ce qui nous intéresse le plus, c’est de voir que chaque Alaner contribue à son échelle à produire de la valeur, [pas le temps ou le lieu d’où il travaille](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/travaillez-dou-vous-voudrez "Blog Alan : travaillez d'où vous voudrez"). 

Les processus applicables étaient donc aisément transposables à cette nouvelle situation. Par exemple, la session de familiarisation avec nos outils pouvait sans problème se faire lors d’une synchronisation en ligne. De même, toutes les formations que chaque Alaner suit à son arrivée dans l’entreprise peuvent être réalisées au travers d’un Google Meet. 

Évidemment, tout n’est pas dématérialisable - et c’est le cas de la gestion des équipements. Ni une ni deux, l’Office Manager et moi avons empaqueté nos kits *onboarding* de manière à ce qu’ils arrivent au domicile pour chacun des nouveaux Alaners. 

Depuis, nous avons encore amélioré ce processus, principalement en anticipant davantage, afin que chaque ordinateur arrive entre les mains de son propriétaire avant que les choses sérieuses ne commencent !

## La culture d’entreprise livrée à domicile  

Il s’agit d’une préoccupation récurrente s’agissant du « tout distanciel » : comment s’assurer que tous ces processus optimisés restent chaleureux, et, in fine, qu’ils permettent à chaque nouvel arrivant de sentir aussi rapidement que possible __comme un poisson dans l’eau dans cette nouvelle culture d’entreprise__ ? 

Nous sommes d’accord, rien ne vaut un bon croissant autour de la machine à café le premier jour. De même, je reconnais volontiers qu’insuffler de la convivialité à distance n’est pas forcément facile. __C’est pourquoi nous attachons beaucoup d’importance à ce que les nouveaux arrivants se sentent les bienvenus dès leurs premiers clics dans notre environnement de travail__. Accueil collectif sur Slack (où nous célébrons l’arrivée de chacun avec un enthousiasme sans cesse renouvelé), accompagnement d’un culture buddy dès le premier jour pour s’immerger progressivement dans la culture Alan, café de promotion pour encourager l’entraide au sein des nouveaux arrivants… autant d’éléments pour que le nouvel Alaner se sente pleinement chez lui. 

![Celebrating newcomers](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/1eGBexvLC5Inuf9AXH47Fu/c737a0fdfe6a59c414911b3146890d9f/Celebrating_newcomers.png)Caption: Chaque vendredi précédant l’arrivée des nouveaux arrivants, nous les célébrons comme il se doit en publiant un post Slack auprès de l’équipe.

Dans un même temps, notre parti pris est que le nouvel arrivant puisse mettre les mains dans le cambouis, dès ses premières journées d’*onboarding*. En effet, __nous ne concevons pas l’*onboarding* comme un processus descendant, où l’Alaner serait uniquement plongé dans la théorie__. Rien de tel que d’expérimenter par soi-même !

C’est pourquoi chacun se voit remettre par son *role buddy* (une personne généralement issue d’une même communauté de métier, qui guidera la prise de poste) un tableau personnalisé avec des étapes d’*onboarding* découpées jour par jour sur les premières semaines. Soigneusement élaboré par une petite équipe d’Alaners, celui-ci permet à tout nouvel arrivant d’être autonome : le chemin est balisé.

Ainsi, chaque élément de la culture d’entreprise, détaillé de manière théorique, peut être éprouvé la minute d’après par celui qui se l’approprie.  

![Tableau d'onboarding](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/aO9TP1vfYLsYouLQVVGIl/7d9023b38cd6875652ddca995cfc7f4f/Capture_d___e__cran_2020-12-08_a___09.15.14.png)Caption: Aperçu de notre tableau d’onboarding, qui est personnalisé pour chaque nouvel arrivant.

## Proposer, itérer, améliorer

Nous mettons tout en œuvre pour que l’*onboarding* des nouveaux arrivants se déroule du mieux possible. Je vous en ai donné quelques exemples ci-dessus. Mais, *in fine*, nous souhaitons qu’ils soient pleinement acteurs de leur cheminement chez Alan. __Tous les *newcomers* sont donc invités à poser des questions, à *challenger* le contenu__ si jamais il leur semble abstrait, et même à interroger la structure de l’*onboarding*. Ils ont même la possibilité de poser toutes leurs questions à Jean-Charles Samuelian, cofondateur d’Alan.

Rien n’est figé. Nous proposons, testons de nouvelles approches, pour continuellement améliorer notre *onboarding*. Ainsi, nous avons récemment ajouté un contenu didactique sur la manière dont le *knowledge management* se conçoit chez Alan. Et pour cela, nous sommes à l’écoute des retours formulés par les nouveaux arrivants. Un questionnaire leur est ainsi soumis une semaine, puis trois semaines après leur arrivée. Ainsi, __les actions mises en œuvre pour peaufiner notre processus s’appuient sur des éléments étayés par de la donnée.__

![Sondage post-onboarding](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/2aHQksAeeaQlyvAYI06UFj/01e804decb09aab96442309cb7b75b2b/Sans_titre_2.jpg)Caption: Extraits du sondage conduit après le premier confinement.

À date et depuis mars, ce ne sont __pas moins de 108 personnes__ qui ont rejoint l’aventure. Et je suis très fière du travail que nous avons accompli pour que l’expérience employé prime toujours, que __les processus s’adaptent à notre réalité et à nos besoins, et non l’inverse__. Cette flexibilité à prendre des actions rapides et par petites touches fait partie de l’ADN d’Alan. Fière également d’accueillir, tous les 15 jours, des talents remarquables qui, grâce à leurs yeux neufs et à leurs questions toujours pertinentes, font que l’*onboarding* est un processus d’apprentissage double, pour le salarié comme pour l’équipe *Alaner Experience*.


Photo : Shalom Mwenesi, Unsplash

À quoi ressemble un onboarding à distance ?

__Chez Alan, on se bat au quotidien pour mettre au tapis les processus inutiles. 🥊 Pour l’équipe People, cela se traduit par une attention redoublée à toujours offrir l’expérience employé la plus exceptionnelle possible, sans ajouter à notre charge administrative. Dernier exemple en date : notre politique de congés flexibles, que je me propose de vous détailler.__

![timothy-dykes-unsplash-vacation](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/i8o6ua3lTPNAtwwdJOxoZ/ca2dd542c6524e53275ca8bea82338f2/timothy-dykes--r3-hedTThM-unsplash.jpg)
Caption: Photo : Timothy Dykes, [Unsplash](https://unsplash.com/photos/-r3-hedTThM "Unsplash")

## Qu’est-ce qu’une politique de congés flexibles (et qu’est-ce que ça n’est pas) ?

Au début de l’histoire, toute start-up qui se respecte proclame : « Les congés ? Pas de problème ! Prenez ce que vous voulez ! ». Sauf qu'en vrai, on est quand même rattrapé par les provisions comptables et les situations où, lorsque l’on se sépare, il faut le faire bien et indemniser justement les congés non pris.

Alors, comment réconcilier conformité et liberté sans créer une usine à gaz ?

Côté salarié, ça se traduit par une facilité déconcertante : poser des congés en un clic. Il suffit d’ajouter un événement « congé » dans son calendrier pour __prendre soin de soi et de ses proches__. Simple.

En coulisse, __le cadre est simple, et assure une compatibilité avec les dispositions légales en vigueur__. Il repose sur un triptyque : 
- les RTT,
- le nombre de congés payés prévus par la CCN (Convention Collective Nationale),
- et les congés supra légaux. (1)

En bref, les compteurs sont paramétrés ainsi : en premier lieu sont décomptés les jours conventionnels et contractuels obligatoires, comme les RTT (ces derniers n’ont pas pour vocation à être accumulés d’une année à l’autre, et sont particulièrement adaptés pour ajuster les absences du quotidien). Suivent les congés payés légaux. Et enfin, après épuisement de ces derniers, les jours non travaillés sont pris au titre des congés flexibles. C’est sans couture pour les Alaners, je vous en dis davantage ci-dessous !

## Pourquoi avoir adopté ce positionnement ?

Après tout, pourquoi ne pas s’en remettre au dispositif français classique et comptabiliser les congés, comme tout le monde ? C’est oublier un peu vite notre culture d’entreprise, et plus particulièrement __la place accordée à l’autonomie et à la confiance__. 

La première est une qualité que nous recherchons dès les premières étapes du recrutement. Les futurs Alaners doivent être à l’aise avec la notion de responsabilité distribuée qui caractérise la manière de travailler chez Alan.

La deuxième va de pair : nous recrutons les meilleurs Talents, qui œuvrent au quotidien pour faire grandir Alan. Laisser la possibilité à chacun d’organiser son emploi du temps est une évidence ; __il en va donc de même pour les congés.__

Les salariés peuvent ainsi aménager leur temps de vacances selon leurs impératifs et souhaits. Bien évidemment, la __courtoisie__ est de mise et, de fait, __l’anticipation et la communication__ : la continuité des projets en cours doit être assurée, tout comme il est naturel d’informer les personnes avec qui l’on travaille de ses congés à venir. Finalement, tout cela s’auto-régule avec beaucoup de __bon sens__. D’ailleurs, aucune validation préalable n’est nécessaire. 

## N’y a-t-il pas des abus ? 

Des salariés qui prendraient 11 mois de vacances par an, je voyais la question venir ! 😄 Penser que les salariés prendront des congés en nombre déraisonnable sous prétexte de flexibilité, c’est une illusion. Ce scénario est d’ailleurs peu vraisemblable au sein des entreprises à forte croissance, où la rapidité d’exécution est clé. 

Nous restons lucides et nous préférons ne pas mettre en avant une approche « illimitée » ou encore « à volonté », qui n’est pas réaliste. En revanche, nous mettons l’accent sur __l’équilibre vie professionnelle et personnelle__, afin de nous assurer qu’il est satisfaisant sur le long terme. Pendant les évaluations, le coach est chargé de s’assurer que son binôme a pris assez de congés (pour en savoir plus sur le coaching chez Alan, n’hésitez pas à consulter [cet article](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/coaching-peripateticiens "Blog Alan : le coaching")). 

## Comment le mettre en place au sein de votre entreprise ? 

On ne le dira jamais assez : il est essentiel de construire [une culture d’entreprise forte](https://blog.alan.com/livres/21-inspirations-pour-penser-ou-repenser-la-culture-dentreprise "Blog Alan : inspirations pour la culture d'entreprise"), et partagée par les salariés. Une fois ce cap fixé, il est beaucoup plus facile d’en déduire des principes directeurs. Comme vous avez pu l’observer, l’autonomie et la confiance sont le moteur de notre positionnement. 

__Tout est question de cadre__

Naturellement, toute politique de congé passe par __une compréhension fine du cadre légal__, ainsi que de la Convention Collective. Quel nombre de congés légaux et conventionnels ? Des dispositifs particuliers s’appliquent-ils en fonction du statut non-cadre / cadre ? Une fois les règles du jeu cernées, il est plus facile de trouver des __pistes de simplification__. C’est ce que nous avons fait en introduisant le concept de congé supra légal, que je vous détaillais un peu plus haut. 

__Une saine remise en cause__

Par ailleurs, __questionner la pertinence de chacun des processus__ permet de les essentialiser… ou tout bonnement de les supprimer. Chez Alan, cela se traduit par une absence de validation des demandes de congés au profit de la confiance et d’un suivi global, qui nous assure que chacun prend le temps nécessaire. Ainsi, deux fois par an, l’équipe People se plonge dans les données : l’équipe a-t-elle pris suffisamment de congés ? En a-t-elle également planifié ?

Et, comme vous l’aurez compris, se libérer d’une organisation rigide ne veut pas dire pas d’organisation du tout. D’ailleurs, chaque communauté peut s’organiser en fonction de ses contraintes. Notre chère Care team, point de contact privilégié des membres Alan, assure une présence 6 jours sur 7 : cela s’anticipe ! 

__Les outils adaptés__

Enfin, pour mettre tout cela en musique, il faut les __bons outils__. Et nous pouvons compter sur notre fabuleuse équipe d’ingénieurs pour développer les solutions qui nous conviennent, le souci de l’__expérience utilisateur__ chevillé au corps. Résultat : en un clic et un emoji, les Alaners peuvent poser leurs congés depuis leur calendrier Google. 

![out-of-office-emojis](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/4tsJSNjoQxSrovWUxxNloN/0479b362e7e66daf473d80c803fca09b/Capture_d___e__cran_2020-10-19_a___22.26.52.png)
Caption: Grâce à quelques mots clés et emojis qui sont indifféremment utilisables dans le calendrier Google, les Alaners peuvent poser leurs congés en un clic.

![ooo-dashboard](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/6LIPzoY6jqbklTWoLLzbUs/046142e1882bbb2355121c5a7a9379d3/Illustration_article.png)
Caption: Ce tableau interne permet de savoir en temps réel qui est en congés, et même les personnes qui sont en télétravail.

Un import mensuel nous permet ensuite d’en faire le suivi dans notre logiciel de paie… et le tour est joué ! 

__Pour résumer :__ 

- Les congés flexibles sont une conséquence directe de l’autonomie et de la confiance accordée à nos équipes ; 
- Si on peut ajuster son temps de travail, on doit aussi pouvoir ajuster ses congés ; 
- La responsabilité distribuée, ainsi que la communication entre les équipes, permettent de pérenniser cette politique ;
- Pour autant, un suivi reste nécessaire, sans toutefois avoir recours à la validation préalable.

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(1) *À ce sujet, la lecture de l’article rédigé par 	Emeric Jeansen et Karoline Kettenberger, intitulé “Congés - Les vacances à volonté, un dispositif à encadrer” (paru dans La Semaine Juridique Social n° 13, 2 Avril 2019, 1097) est particulièrement éclairant.*


Juliette Raimbault

À quoi ressemble un onboarding à distance ?

Promouvoir la flexibilité des congés en France