Jean-Charles Samuelian-Werve
Co-founder & CEO @ Alan
6 aoûtBien-être au travail

Ce que sont les “Weekly Updates” et pourquoi je les trouve essentielles

Les Weekly Updates
Photo: Markus Winkler, Unsplash

Chez Alan, la transparence est un de nos cinq principes fondamentaux. Nous sommes transparents avec nos équipes, nos investisseurs, nos membres et notre communauté. La publication de notre Lettre aux actionnaires est un exemple.

Nous pensons que la transparence absolue permet de construire une meilleure organisation. C’est pourquoi nous partageons largement et de façon systématique de nombreux documents en interne. Chaque mercredi soir, j’envoie la Weekly Update à l'ensemble de l'équipe et aux investisseurs principaux (ceux présents dès le début d’Alan).

Qu’est ce qu’une Weekly Update?

La Weekly Update est un compte-rendu synthétique de ce qu’il s’est passé pendant la semaine : les points forts (Highlights), les points faibles (Lowlights), les progrès, ainsi que les objectifs pour la semaine suivante.

D’abord, je rédige un aperçu général de la semaine, dans lequel j’aborde :

🌟 La stratégie

Dans cette première section, je prends un peu de recul et je donne mon avis sur où nous en sommes, et où nous allons. Ça peut être un commentaire sur un résultat ou un succès, une réflexion sur comment ce qu’on fait aujourd’hui est cohérent avec notre mission et notre projet, ou d’autres sujets importants que je désire partager avec l’équipe.

🎯 Les chiffres-clés

Je publie les chiffres importants : le nombre de membres, le ARR (Annual Recurring Revenue), ou encore la marge brute (Gross Margin).

Chiffres clés
Les chiffres clés de la semaine

💚 Un témoignage

On évoque toujours le témoignage d’un adhérent : un tweet, un commentaire, un mail... Ça peut être négatif ou positif. Le but est de nous aider à aller dans la bonne direction. Nos adhérents sont au centre de notre développement : il est donc important que l’équipe prenne connaissance de leurs avis et feedbacks.

Témoignage
Témoignage d'un membre

🏆 La valeur ajoutée

C’est la liste des principaux succès réalisés au cours de la semaine.

Value Built this week
Un exemple de "Value built this week"

👎 Les points faibles

Je parle des points faibles de la semaine : ce qui aurait dû être fait, ce que nous avons raté, où nous avons été trop lents, ou encore quels objectifs n’ont pas été atteints.

🧐 Les priorités

On dresse une liste des trois sujets prioritaires pour la semaine à venir.

⛩ La culture

Ce sont quelques lignes sur la culture Alan, et ce qu’elle signifie concrètement dans un contexte précis.

Après cette publication, chaque communauté d’Alan (Growth, Product, International...) donne plus de détails sur sa semaine. Pour chacune, on a les chiffres-clés, les succès, les points faibles et les priorités de la semaine à venir.

Product highlights
Points faible
Les priorités de la semaine suivante
Un extrait de la Weekly Update

Pourquoi c'est important

C'est utile pour l'équipe

Équipe
Alaners au bureau

La responsabilité partagée (distributed ownership) est une autre valeur fondamentale chez Alan. Tout le monde est “owner”, et travaille pour l’ensemble de l’entreprise. Chaque Alaner doit donc avoir une idée précise de là où nous en sommes, et du chemin qu’il nous reste à parcourir. Cette Weekly Update permet à chacun d’avoir du contexte, de bien comprendre les sujets en cours de discussion, et ce que nous pouvons mieux faire.

Pour prendre des décisions qui comptent, chacun doit avoir une vision claire et une compréhension profonde de ce que fait l’entreprise. Chacun doit aussi se sentir concerné par les discussions en cours et les décisions qui sont prises.

Voici ce que je considère comme les principaux avantages de ces publications :

  1. Garder l'ensemble de l'équipe au courant de nos progrès et de tous les sujets en discussion ;
  2. Donner un aperçu de nos prochains objectifs, et de nos réalisations par rapport aux objectifs de la semaine précédente ;
  3. Prendre connaissance de nos chiffres chaque semaine ;
  4. Vérifier que nous allons dans la bonne direction ;
  5. Aider chacun à analyser ses propres succès et objectifs.

C'est important pour les investisseurs

🤝 Une relation de confiance

Nous avons la chance d’avoir établi une relation de confiance avec nos investisseurs, et nous souhaitons la maintenir. Je suis convaincu que la confiance se construit sur la compréhension et la connaissance, qui sont directement issues de la transparence.

Il est nécessaire que nos investisseurs soient en parfait accord avec notre ligne directionnelle et notre vision. Nous ne voulons pas qu’ils soient surpris ou pris de court pendant les réunions du Board. Ça nous permet ensuite nous concentrer davantage sur les discussions stratégiques pendant ces réunions.

🤔 Poser des questions

Nos investisseurs sont aussi une aide pour répondre à nos questions et à nos doutes. Exprimer nos difficultés et nos points faibles est un moyen d’obtenir des retours précieux.

La préparation des Weekly Updates

Préparation des Weekly
Photo : Kelly Sikkema, Unsplash

Chronologie

Chaque Lundi, j’ouvre le document de la prochaine Weekly Update.

Première partie - aperçu général : Je suis en charge de cette section. Je mets à jour les parties Stratégie, Valeur ajoutée, Points faibles, Priorités de la semaine suivante, et la partie Culture.

Seconde partie - précision pour chaque Communauté : Chaque équipe (Product, International, Growth…) a un responsable chargé de mettre à jour cette partie, qui doit être complétée avant le mercredi après-midi.

J’envoie le mail dans la soirée du mercredi.

Histoire

Nous avons envoyé notre première Weekly Update le 15 Novembre 2015. Elle ressemblait à ça :

Première Weekly
Notre toute première Weekly Update

Depuis, nous en avons envoyé une chaque semaine et nous essayons chaque fois de l’améliorer.

Notre Weekly Update a beaucoup évolué depuis le premier envoi, pour s'adapter aux changements et aux besoins d’Alan. Le format que nous utilisons aujourd’hui et que je viens de présenter est en lien avec notre façon de travailler, notre rythme, et nos besoins actuels. Il est très probable que ce format change au gré des évolutions d’Alan.

Je ne pense pas que ce format soit LE bon format dans l’absolu, ni qu’il existe une unique façon de communiquer et de partager l'information au sein d’une équipe. Au contraire, je pense qu'il devrait être adapté à chaque entreprise, à chaque culture et à chaque CEO.

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