Pour des évaluations sans stress, même à distance

Photo : Nathan Dumlao (Unsplash)

Avant-propos : pardon our French! On utilise l’anglais pour l’écrit en interne, et les traductions sont parfois délicates 😅. Nos amis québécois traduisent review par « appréciation » : ça nous correspond très bien. Dont acte.

Les appréciations annuelles sont souvent anxiogènes pour les RH et pour les collaborateurs. Voici comment nous abordons le sujet chez Alan.

Tout commence par la culture

Un des piliers de notre culture est la croissance commune de l’entreprise et des individus. Ce qui implique :

• la bienveillance ;
• la recherche de l’amélioration personnelle, avec l’aide des collègues ;
• et la chasse à l’ego.

Ça veut dire aussi que les retours sur notre travail (feedbacks) sont bienvenus dans tous les sens. L’entreprise évolue en fonction des retours des salariés. Comme dit le poète, « vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage » : on en est toujours à nos débuts.

Un peu de contexte

Le coaching

Chaque personne chez Alan a un coach en interne qui l’oriente et l’aide à se poser les bonnes questions. Les sujets régulièrement abordés comprennent entre autres :

• Le bien-être au travail (notamment l’équilibre vie pro / vie perso) ;
• Ce qui motive le coaché ;
• Ses objectifs à court et long terme ;
• Son amélioration et sa croissance personnelle.

Radical candor

La franchise exige de louer le travail bien fait, et d’aider à améliorer ce qui peut l’être. L’essentiel est de viser le bien de tous, et donc d’éviter l’attaque personnelle, la manipulation, ou l’empathie sans objet. Tout ça est expliqué dans l’ouvrage lumineux de Kim Scott, qui a inspiré un des piliers de notre culture.

Grâce au suivi de proximité avec le coach, avec des échanges réguliers, aucune appréciation ne devrait être une surprise. Si c’est le cas, c’est que la communication ne fonctionne pas comme prévu.

Les appréciations

Il y a trois types d’appréciations chez Alan :

• les appréciations des nouveaux arrivants (au bout de 2 puis 4 mois d’ancienneté) ;
• les appréciation bi-annuelles (tous les 6 mois, pour le reste des salariés) ;
• et les appréciations de coaching : chaque personne note et commente son coach, pour l’aider à grandir dans sa pratique.

Nous allons nous concentrer ici sur les appréciations bi-annuelles. Elle sont « en 360 » — c’est-à-dire que les Alaners sont évalués par eux-mêmes et par 3 personnes qu’ils choisissent, en plus de leur coach. Ces personnes doivent être diverses en termes d’équipes et d’expériences ; il faut qu’elles aient travaillé avec la personne revue sur au moins un projet précis.

L’objectif des appréciations est de comprendre :

• l’impact du salarié sur l’entreprise ;
• ses compétences et son expertise ;
• et ses progrès possibles.

Les étapes de l’appréciation

Nous avons commencé ce processus en utilisant des Google Forms. Avec plus de 200 personnes chez Alan, tout se fait sur la plateforme Lattice. Voici comment ça se passe :

1. Sélection Chaque salarié choisit 3 collègues pour effectuer son appréciation (en plus de son coach, qui est automatiquement impliqué). Le coach vérifie la cohérence des choix et la diversité du panel en termes d’expériences et d’équipes.

2. Préparation Une fois la sélection validée, un délai de quelques jours permet à chacun de s’organiser au mieux. Chaque personne revoit ses réalisations des 6 derniers mois pour aider ses évaluateurs.

3. Rédaction Chaque salarié rédige sa propre appréciation, et les quatre personnes impliquées le font de leur côté. Il s’agit de répondre à une liste de questions que vous pourrez retrouver sur le PDF en bas de cet article.

4. Discussion Une fois les appréciations terminées, le coach rassemble et envoie les retours au salarié. Ils en parlent ensuite en direct pendant un entretien, qui permet de partager les retours et de se projeter dans les 6 mois qui viennent.

Après le cycle d’appréciations, un comité de promotion (dont les fondateurs font partie) vient discuter les cas de passage au niveau supérieur de notre grille interne pour les personnes concernées.

Appréciations à distance

La culture de l’écrit et la transparence permettent à chaque Alaner de travailler d'où il voudra : il n’y a pas de difficulté particulière à organiser les appréciations à distance. La seule chose qui change est l’entretien de fin de cycle, qui se fait en visio plutôt que physiquement.

Pour le cycle de juin 2020, 112 personnes sont évaluées — deux fois plus que l’an dernier. La clé est de communiquer proactivement sur chaque étape pour que tout le monde puisse s’organiser.

D’après notre expérience et les leçons qu’on a apprises, voici ce qu’on peut conseiller pour mener vos appréciations :

Créer un contexte favorable

• Alimenter la culture du feedback pour viser l’amélioration de tous ;
• Les 1:1 de manière régulière pour assurer la cohérence de la review et évacuer tout stress ou tension face à l’inconnu ;
• Créer des parcours et grilles de carrières claires, pour apporter de l’objectivité dans l’appréciation ;
• Mettre noir sur blanc les principes individuels et organisationnels, pour créer un langage commun ;
• Faire participer des personnes d’équipes et de parcours variés pour éviter les silos entre les équipes ;
• Valoriser leur voix, en leur donnant une responsabilité dans la promotion de leurs collègues.

Prendre le temps de bien faire les choses

• Établir un calendrier précis et le partager en amont ;
• Co-créer les questions avec les équipes ;
• Laisser à chacun le temps de s’organiser ;
• Assurer la tenue des délais ;
• Donner des information complémentaires pour les appréciations des équipes qui en ont besoin.

Pour aller plus loin

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