Télétravail : recommandations et outils
Dernière mise à jour : le mercredi 18 mars 2020.
Que l’on soit habituellement pro ou anti télétravail, les ordres du gouvernement sont clairs : il va falloir s’y habituer lors de ces prochaines semaines.
De notre côté, le télétravail est une réalité depuis les débuts d’Alan. Nous avons accumulé quelques connaissances sur le sujet et allons les partager ici. Voici donc notre petit guide (imparfait et incomplet) du télétravail. Soyons clairs : il ne sera pas adapté à tout le monde et chacun doit apprendre à faire sa propre tambouille, mais nous espérons que la nôtre pourra constituer une bonne base. 😊
S’installer
Outils de référence : un bon bureau, un bon fauteuil, un bon écran et un bon casque à réduction de bruit
On en parle davantage dans cet article dédié au maintien de sa vie personnelle pendant le télétravail, mais voici quelques conseils pratiques à garder en tête lorsque vous vous installez :
- si vous le pouvez, aménagez-vous un “vrai” bureau chez vous, qui se distingue de vos lieux de détente (ne travaillez pas sur votre canapé ou depuis votre lit) ;
- privilégiez une installation proche de la fenêtre, pour la lumière du jour ;
- si la situation se prolonge sur la durée, n’hésitez pas à investir dans un fauteuil confortable et dans un écran qui ne vous fasse pas mal aux yeux ;
- si vous partagez le domicile avec votre partenaire et/ou vos enfants, le silence ou l’isolement sonore est un vrai plus - auquel cas, un bon casque anti-bruit peut faire une énorme différence.
Communiquer
À moins d’avoir une culture de l’écrit très marquée, la plupart de vos interactions spontanées au bureau se font sans doute à l’oral. Que ce soit pour poser des questions, expliquer une idée ou débattre d’un projet, c’est le réflexe.
En télétravail, l’oral est souvent remplacé par l’écrit par nécessité et cela peut vous jouer des tours si vous n’en avez pas l’habitude.
Il est alors important de choisir les bons outils selon vos usages, voir comment ils peuvent se complémenter, ou vous mettre d’accord sur des nouvelles méthodes.
Discussions écrites
Outils de référence : Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp.
De notre côté, notre outil principal de discussion est Slack, une messagerie instantanée écrite, qui nous permet de travailler aussi bien en direct qu’en différé.
Discuter à l’écrit nous permet de :
- garder une trace de toutes les discussions et de toutes les questions qui sont posées, pour en retrouver facilement les réponses ;
- avoir un bon équilibre entre la spontanéité et la prise de recul qui nous permet de changer d’outil si le besoin s’en fait sentir ;
- respecter les méthodes de travail de chacun, la discussion pouvant être immédiate pour les uns et différée pour les autres.
Quelques limites :
- on a parfois tendance à s’auto-censurer et à moins poser de questions, alors que paradoxalement, il ne faut pas hésiter à en poser davantage dès que quelque chose n’est pas limpide ;
- il est plus compliqué d’être clair sur le ton que l’on veut employer et cela peut mener à des malentendus. Cherchez donc à vous rendre aussi clair que possible
- ces outils ne sont pas conçus pour la gestion de projets ou les discussions complètement libres, il est important d’en avoir conscience et de basculer sur d’autres outils si besoin (sur lesquels on revient plus bas).
Discussions orales
Outils de référence : Google Hangouts, Zoom, Skype - ou votre téléphone !
En temps normal, nous ne réfléchissons pas aux outils de discussion orale, puisque la méthode ancestrale de discuter autour de la machine à café à fait ses preuves. Seulement voilà : en période de confinement, on a tôt fait de se rendre compte que ces interactions orales que nous prenions pour acquises sont plus utiles qu’on ne le pensait.
Récupérer ces formes d’échanges orales nous permettent de :
- organiser quelques substituts de réunions ;
- discuter avec quelqu’un pour se mettre dans un état d’esprit donné (se motiver mutuellement, se mettre dans un état créatif, etc.) ;
- se connecter “humainement” avec quelqu’un, par exemple pour évacuer son stress ou partager des choses spontanément, qu’on ne ferait pas forcément à l’écrit, notamment sans se soucier du fait qu’il existe une trace écrite de la conversation.
Quelques limites :
- si quelque chose d’intéressant pour le travail se dit dans cette conversation, il faudra ensuite prendre des notes ou faire un quelconque compte-rendu pour les absents ;
- une incompatibilité avec d’autres activités en même temps fait qu’on privilégiera les discussions orales pour des moments récréatifs ;
- la fiabilité de ces outils étant liée au matériel de chacun, il faudra parfois se connecter avec un peu d’avance pour vérifier que tout marche bien avant de commencer à discuter.
S’organiser en équipe
Outils de référence : Trello et Basecamp pour la gestion de projets Notion ou d’autres outils de wiki comme Notion pour partager vos connaissances.
Nous l’évoquions plus haut, communiquer est d’une importance primordiale. Pour autant, les discussions instantanées et les vidéo-conférences comme Slack et Hangouts ne sont pas forcément adaptées pour de long projets où un travail coordonné à plusieurs est nécessaire.
De notre côté, pour les travaux d'équipes, on préfère utiliser des outils comme les tableaux Trello, qui nous donnent des colonnes contenant des cases, qui s’éditent, contiennent des fiches, des fichiers, des images et des liens, et qui se déplacent avec une simplicité enfantine. C’est un peu comme avoir un tableau blanc recouvert de post-its, à ceci près que les post-its peuvent faire une longueur infinie et que le tableau peut être consulté et modifié de partout et par tout le monde.
La limite d’un outil aussi malléable, c’est qu’on a très envie de s’en servir pour tout, y compris pour des choses pour lesquelles des outils mieux optimisés existent. C’est notamment pour ça qu’on se sert de Notion pour stocker notre connaissance métier, ainsi que nos processus récurrents. Or, avoir de la connaissance bien mise en forme, facilement “recherchable” et accessible est une mine d’or lorsqu’on est isolés, chacun de son côté, dans des conditions où l’on a parfois peur de poser des questions.
Transparence et confiance
Que votre équipe débute le télétravail à cause du confinement ou que vous le pratiquiez déjà auparavant, il ne faut pas perdre de vue le fait que les circonstances sont inédites. Même lorsqu’on pense avoir déjà des bonnes pratiques, notre environnement est tellement changé qu’il y aura forcément des habitudes à prendre et des ratés : c’est normal.
Soyez honnête avec vous-même et avec vos collaborateurs. De notre côté, nous avons mis en place un tableur en ligne que chacun a pu remplir et estimer à quel point son travail risquait d’être affecté. Tout le monde a pu préciser ses contraintes et disponibilités pour la période à venir. C’est important pour les gens avec qui l’on travaille, mais c’est aussi important pour soi de se rappeler et de coucher sur “papier” qu’on ne va peut-être pas être aussi efficace que d’habitude. Tant qu’on en parle clairement, ça n’est pas grave.
De là, si tout le monde en parle, alors il devient beaucoup plus simple de se faire confiance les uns les autres. Le pire serait l’installation d’un climat de méfiance, où chacun piste le travail d’autrui. Chacun fait de son mieux pour concilier les contraintes liées à l’épidémie avec la poursuite de son activité professionnelle.
Au quotidien, n’hésitez pas à indiquer lorsque vous allez prendre une pause, lorsque c’est à vous de vous occuper des enfants ou autres. Les changements liés à l’épidémie vont toucher tout le monde, donc là encore n’hésitez pas à en parler.
S’organiser de son côté
Outils de référence : Trello, Todoist ou un carnet
Pour peu que votre rythme au bureau ne soit pas basé sur celui des collègues qui vous entourent, le télétravail peut être très perturbant. Il faut alors réussir à s’organiser pour gagner en efficacité.
Quelques bonnes pratiques :
- vous fixer des horaires de travail et vous y tenir - ce n’est pas parce que l’ordinateur reste à portée de main que vous devez rester collé à lui en dehors de vos horaires. Au besoin, rangez-le !
- commencer la journée avec une idée claire de ce que vous devrez accomplir ;
- rajouter des choses à une interminable liste imaginaire au fil de votre journée ne vous permet pas d’avoir l’impression que vous avez fini ce que vous vouliez faire, et c’est insidieux lorsqu’on travaille de chez soi ;
- terminer la journée en listant ce que vous avez effectivement fait, et éventuellement ce que vous prévoyez de faire demain.
Pour ces raisons, on utilise beaucoup différents outils de listes. Que ce soit pour la satisfaction de barrer un élément accompli, pour avoir un aperçu visuel de ce qui reste à faire, pour ne pas avoir à jongler mentalement avec les différentes choses que l’on doit faire ou simplement les écrire, les listes nous soulagent énormément au quotidien.
Todoist est un excellent outil pour gérer ses propres listes, alors que certains ne jurent que par leur petit carnet et leur stylo. D’autres, en revanche, préféreront un outil collaboratif comme Trello, puisqu’il leur permet de donner à leurs collaborateurs un aperçu de leur charge de travail et d’éviter ainsi les questions qui commencent par « est-ce que tu aurais le temps de…? ».
Enfin : prendre soin de soi
Sortez dans la mesure du possible, prenez le temps de souffler, allez régulièrement vous chercher à boire et faites ainsi quelques pas pour se dégourdir les jambes : la sédentarité, surtout en période de confinement, peut être traîtresse !
D’autres ressources (en anglais)
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