Les obligations liées à l'embauche de votre premier salarié

Dans la continuité de notre checklist administrative des étapes à suivre lorsque vous lancez votre entreprise, parlons maintenant de votre première embauche.

Le gros panneau est facultatif
Photo : Free to use sounds (Unsplash)

Ça y est, vous avez monté votre entreprise et vous avez achevé la course d’obstacles administratifs pour que votre affaire tourne correctement. Vient maintenant cette étape charnière où vous avez besoin d’aide et où vous allez passer d’entrepreneur à patron.

Vous avez signé votre premier contrat de travail, mais vous savez que ça ne peut pas être aussi simple : c’est une étape qui fait peur puisque davantage de paperasse rôde… Alors plutôt que de laisser la panique prendre le dessus, regardons simplement quelles sont les étapes et les obligations, en essayant de comprendre pourquoi elles sont là. Tout va bien se passer.

Les obligations vis-à-vis de l’administration

La Déclaration préalable d’embauche, ou DPAE

Pour embaucher un salarié, il est nécessaire que vous le déclariez auprès des organismes de protection sociale (concrètement : l’Urssaf), quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail que vous visez.

Où faire la DPAE ?
En ligne, sur le site de l’URSSAF.

À quoi ça sert ?
À plein de choses ! Ça permet notamment :

• de vous immatriculer en tant qu’employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
• d’immatriculer votre salarié à la CPAM (l’assurance maladie obligatoire) ;
• de vous affilier au régime d’assurance chômage ;
• de demander votre adhésion à un service de santé du travail ;
• de demander une visite d’information et de prévention — ou un examen médical d’aptitude à l’embauche, selon les cas.

À qui ça s’adresse ?
On l’envoie à l’URSSAF, qui s’occupe ensuite de transmettre les informations nécessaires aux administrations, services et organismes concernés par vos déclarations ou demandes.

Quand est-ce que je la fais ?
La DPAE doit être réalisée avant que le salarié ne commence à travailler. Elle doit être adressée dans le huit jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche.

Source : Déclarations en ligne sur Net-Entreprises

Autres obligations

• Vérifier que le salarié a une autorisation de travail en cours de validité (plus d’informations ici) ;
• Inscrire les informations du salarié sur le registre unique du personnel (plus d’informations ici).

Les obligations vis-à-vis du salarié

Lui remettre une copie de la DPAE

Vous devez remettre une copie de la DPAE ou l’accusé de réception de l’URSSAF. Le salarié doit disposer de son contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Plus d'informations sur le site Travail-emploi.gouv.fr

La visite médicale

Vous devez faire passer une visite d’information et de prévention par le médecin du travail (ou un collaborateur sous son autorité). Sauf en cas de dispense, cette visite doit avoir lieu dans les trois mois à compter de l’embauche du salarié.

Plus d’informations sur Service-public.fr

Les entretiens professionnels

Le salarié a droit à un entretien professionnel tous les deux ans.

Plus d’informations sur Service-public.fr

Complémentaire santé et prévoyance

Côté santé, depuis 2016, les employeurs ont l’obligation de proposer une complémentaire à leurs salariés (il peut s’agir d’une assurance santé ou d’une mutuelle) — et d’en financer au moins 50% (ce pourcentage pouvant augmenter selon votre convention collective).

Mais il faut aller plus loin que simplement la proposer ! Vous devez vous assurer que vos salariés y ont bien souscrit, ou qu’ils ont une dispense valable. De même, vous devez vous assurer que tous les salariés ont reçu les mêmes informations à ce sujet.

Côté prévoyance, il y a deux situations à prendre en compte…

• La convention collective : elle peut vous obliger à souscrire à un contrat de prévoyance pour tous vos salariés. C’est notamment le cas de la Syntec.
• Les statuts : si quelqu’un est au statut de cadre, alors la convention collective des cadres oblige l’employeur à dépenser au moins 1,5% de la tranche 1 du salaire des cadres dans une garantie prévoyance.

Pour aller plus loin sur le sujet, nous avions interviewé Maître Margaux Tedesco, avocate spécialisée en droit du travail au sein du cabinet Bold.

Voilà ! Bien sûr, d'autres éléments se rajoutent au fur et à mesure que votre entreprise grossit : des paliers d'employés à franchir vont impliquer de nouvelles obligations. Mais puisqu'on s'est dit ici que le premier pas est toujours le plus difficile à faire, on s'en est tenus à celui-ci. :)