*Hôtels en Ville *accompagne depuis 2014 les établissements hôteliers dans leurs projets de développement. Le groupe gère une vingtaine d’hôtels, répartis dans le centre de Paris. 

Colombe Guellerin est Directrice des Opérations chez *Hôtels en Ville*. Elle nous a raconté la manière dont l’entreprise a géré la crise inédite de la Covid-19, qui a particulièrement affecté le secteur hôtelier. 

![Hotels en Ville](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/4m5fHL36e72SIfSwCkkYNz/30b4d1ad018def3320ea66c0daeac030/Screenshot_2020-06-15_15.38.01.png)

__Comment avez-vous vécu l’annonce du confinement chez *Hôtels en Ville* ? 
__

Ça a tout d’abord créé la surprise, et l’incertitude. Il a fallu fermer tous nos hôtels en 24h. En temps normal, nous accueillons les clients jour et nuit, et les hôtels n’ont donc jamais besoin de fermer leurs portes. Il a fallu improviser et utiliser des chaînes et des plaques en bois pour réussir à fermer les portes de chacun des 20 hôtels. Mais nous y sommes arrivés ! 

Nous avons ensuite dû mettre nos employés au chômage partiel pendant le confinement. Mais heureusement, cette période où nous devions naviguer à vue n’a pas duré.

Très vite, on a envisagé la « vie d’après ». Nous avons participé à de nombreux *webinars*, des formations et des échanges avec les professionnels du secteur. Toute l’équipe s’est sentie investie dans les discussions, pour identifier les mesures à appliquer pour que nos hôtels puissent répondre à ces nouveaux enjeux sanitaires. Comme tout le monde, nous ignorions totalement combien de temps le confinement durerait, et les questions étaient nombreuses. Quelle clientèle aurons-nous ? Quand reviendra-t-elle ? Quelles seront ses exigences ? Comment attirer de nouveau la clientèle touristique ? 

__Comment avez-vous maintenu le contact entre vos collaborateurs ?
__

Comme dans de nombreuses entreprises j’imagine, les visioconférences ont été essentielles. Il fallait rester soudés pendant cette période, notamment avec ceux dont les conditions de confinement étaient plus difficiles (petits appartements, solitude). Continuer à prendre la température du moral des troupes a été primordial. 

__Comment avez-vous envisagé la réouverture ?
__

Un hôtel est une grosse machine, et la faire tourner au ralenti est presque impossible. Nous avons calculé le nombre minimum de chambres à occuper pour atteindre notre seuil de rentabilité. Suite à ces estimations, nous avons décidé de rouvrir 6 établissements à partir du 1er juillet.

C’est essentiel de garder un contact étroit avec les équipes des hôtels qui s'apprêtent à rouvrir, donc on a organisé des conférences avec nos collaborateurs pour être certains qu’ils se sentent entourés, et qu’ils soient motivés durant cette période de transition. 

Nous avons communiqué avec nos clients par *newsletter*. Nous avons mis en place des conditions de réservation exceptionnelles : assurance annulation gratuite, kits sanitaires offerts, réductions. Nous voulions qu’ils se sentent accueillis, et qu’ils puissent organiser leur séjour chez nous avec sérénité.

Au fil des annonces du déconfinement, nous avons précisé notre protocole sanitaire pour les équipes et pour les clients. L’enjeu est de trouver l’équilibre entre sécurité et qualité de service. Ça passe par des détails, comme le retrait des chemins de lit et le choix des gobelets jetables pour nos plateaux de courtoisie. On souhaite garder un esprit d’hospitalité, que nos clients puissent encore rêver en venant à l’hôtel.

__Comment est-ce qu’Alan vous a accompagné pendant cette période ? 
__

Nous avons suivi les posts sur votre blog, comme ceux avec [les conseils sur les mesures d’hygiènes pour les HCR](https://blog.alan.com/guide-pratique/hygiene-sante-priorite-hcr) ou encore [les recommandations pour le télétravail](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/teletravail-recommendations-et-outils). Ensuite, nous avons pu [commander des masques pour nos collaborateurs](https://blog.alan.com/bonne-nouvelle/aider-entreprises-prendre-soin-salaries). Et on a adoré la simplicité : on demande quelque chose, on l’a ! Par rapport aux autres mutuelles, Alan est très proactif. On a eu l’impression qu’on partageait le même combat, qu’on était dans le même bateau. Ça a été très rassurant pour nous d’être accompagnés par Alan pendant la crise.

__Quel est votre état d’esprit pour 2020? 
__

Positif ! Les gens veulent sortir, ils veulent que l’économie reparte. Certains de nos clients auront envie de prendre des vacances ailleurs qu’à Paris cet été. D’autres souhaiteront profiter de la capitale, qui sera plus calme que d’habitude. On est prêts (et on a hâte) de les accueillir dès le 1er juillet, pour qu’il puissent profiter de leur séjour comme il se doit.


Hotels en Ville

Hôtels en Ville et “la vie d’après” : la réinvention hôtelière après la crise

![Eng during Covid-19 - 1](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/6PPtXk6E7nM9hBLYVKb1dg/49956854d5ebfa6f69785ddefb53c9d1/chris-montgomery-smgTvepind4-unsplash.jpg)
Photo by [Chris Montgomery](https://unsplash.com/@cwmonty) on [Unsplash](https://unsplash.com/?utm_source=medium&utm_medium=referral)

The COVID-19 pandemic has affected everyone’s life and, like many companies, we’ve had to transition Alan to fully remote work in a few days.

Thanks to the wonderful work done by our People community, the transition went smoothly, and in a couple of days, we were operating in a fully remote environment. 

This transition has been also facilitated by our existing written communication culture. Since the beginning, the Alan decision-making process has been tightly coupled with [two of our company values](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/who-we-are-and-how-we-are-building-our-culture): radical transparency and distributed ownership. For example, anyone can open a Github issue to make a proposal and drive a change in an asynchronous and transparent way. 

The COVID-19 period didn’t bring only an organizational change for us. 

As a health-care startup, we felt a special responsibility toward our members. We support them daily, but we needed to go further due to the exceptional circumstances. We could play a crucial role in guiding them through the pandemic, providing the right information at the right moment, and let them feel listened to by their health partner. We realized that each of our actions could produce a big impact on our members’ life. 

![Eng during covid-19: 2](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/01DTjcbsm22ktUAjYWzXhl/81ed02e593fe6479b8a5020246de3730/Screenshot_2020-06-08_at_16.30.33.png)

# Fostering innovation under uncertain times

Novel circumstances meant we needed to be creative. To make an impact, we needed to foster innovation.

Fostering innovation during uncertain times lays on safe foundations: high confidence and a stable environment for our product teams. We decided to review any possible friction points, in order to anticipate and mitigate anything that could have prevented us from maintaining and improving our engineering environment.

We asked ourselves: “How can Alan help its members during the Covid-19 period?”. The responses were amazing. We got a crazy number of interesting ideas, and we decided to explore several of them in parallel. 

With a tight schedule and a will to have an important positive impact on people, we made clear that failure was part of the game. We won’t have it right at the first try, and to illustrate it Charles Gorintin, our CTO and co-founder, sent this message to the team: “Overnight success takes years, we need to show resilience and iterate. Try, fail, and try harder.”

We clarified expectations for the lockdown period and aligned everyone around our main objectives. We ran a remote engineering all-hands to celebrate our achievements, share the vision for the next months, and emphasize our will to build a long term remote culture. 

We took care of any kind of constraints (family and personal) and we encouraged people to define and share with the community their own work schedule. 

With no coffee machine and no community events, we were lacking opportunities to bond together. We revamped our bi-weekly engineering retrospective meeting, moving it from a whiteboard with stickies to a Trello board. We traded our tech-lunches for tech-talks where engineers could present any technical topics they are interested in. And in addition to that, most of our teams decided to replace async stand-ups with live stand-ups.

The engineering environment was progressing well, but we could not afford a long break in recruitment. However, our hiring process includes an on-site session lasting an entire day. We made it remote-friendly by replacing:
- the laptop we provide for coding by a remote desktop on AWS
- the whiteboards with [Excalidraw](https://excalidraw.com/)
- the meeting rooms with a common Google Meet session for all interviews


# Takeaways
Three months after, that is the right moment to assess our strategy. 
Looking back, we didn’t do any revolution and we applied only small changes in our organization. 

The impact of our decisions has still been huge on our engineering community:
- Our officevibe eNPS survey, reflecting how likely engineers recognize the community as a good place to work, trended up thanks to a 15% increase of our promoters.
- With all physical barriers removed, around 50% more people joined our community events 
- Hiring activities have never stopped during the COVID-19 period, we onboarded and hired great engineers and we got positive feedback on the process
 
Above all, this challenge has been a terrific occasion to focus more on our customers’ needs and deliver impactful projects. 
In a few weeks, we disrupted our roadmap, we created new teams and we delivered: 
- A content platform to help members understand the pandemic,
- A COVID questionnaire to receive medical advice,
- A way for companies to prepare their return to work by ordering free face masks for their employees.

![Eng during Covid 19: 3](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/6m0XRYRNYqjBxPue6RewyM/e1e9325f2f481b50150784120b72f8c7/pasted_image_0__1_.png)

# What’s next
At Alan, we have always truly believed in our mission. The pandemic clearly shows us how impactful our work could be and how crucial it is to build frictionless, fair, and friendly healthcare for everyone. 

Even though the lockdown in France is now over, we have decided to keep some of the practices in place. For example, remote work will stay at the heart of our culture. We believe that by giving more flexibility, we will be able to react better to the upcoming challenges.


Eng during Covid-19 - 1

Running engineering during COVID-19

![pool photo](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/mQDftEMBV9BfRlyMjpR8i/92bc014916dece1cdefa444597af8101/Image_from_iOS__3_.jpg)

__Chez Alan, on croit en la responsabilité individuelle.__ Nous sommes tous des adultes responsables et nous nous faisons confiance : chacun est là pour faire les meilleurs choix possibles pour l’entreprise.

Nous sommes tous différents. Certains ont de jeunes enfants et doivent adapter leurs horaires. D’autres sont plus efficaces en fin d’après-midi et préfèrent commencer leur journée plus tard. 
On pense que chaque Alaner est en position de gérer sa propre organisation.

Ce raisonnement nous a poussés à établir une culture de l’asynchrone, où chacun peut organiser son temps. Concrètement, cela implique de passer par l’écrit, et [d’arrêter les réunions](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/no-meeting-policy?category=&slug=no-meeting-policy), qui sont un symbole du synchrone (adieu les standup de 9h du matin !).

Notre organisation et notre culture d’entreprise libèrent nos employés de la contrainte temporelle. En somme, chacun travaille __quand il le souhaite__ ! 

Pour aller plus loin, en réaction à la crise du Covid-19, nous avons décidé de nous focaliser sur la liberté spatiale de nos employés. Ils peuvent ainsi désormais travailler non seulement au moment où ils le souhaitent, __mais également du lieu qui leur convient le mieux.__

# Libérons-nous spatialement

Très rapidement au cours de notre histoire, nous avons accepté le travail à distance. L’Alaner n°4 a fait, pour raisons familiales, toute sa première année depuis Bruxelles. Cela dit, nous gardions une préférence pour le travail au  bureau.

La crise du Covid-19 nous a tous imposé le travail depuis chez soi. En ligne avec le #RestezChezVous, Alan n’a pas coupé à la règle. Nous avons même décrété la fermeture des bureaux avant que ce ne soit requis par le gouvernement.

Alors que de nombreuses entreprises ont dû s’adapter, parfois coûteusement, à ce nouveau paradigme, chez Alan, nous avons observé que notre manière de fonctionner n’avait changé que marginalement. Notre productivité a même sensiblement augmenté (exception faite des parents ayant perdu leurs solutions de garde.... moi y compris).

__Notre fonctionnement étant entièrement basé sur le travail asynchrone, écrit et en ligne, on ne constate finalement aucune différence d’impact entre quelqu’un qui travaille de chez soi et quelqu'un qui vient au bureau. __

De manière anecdotique, il se passe parfois des semaines sans que je ne voie mon cofondateur Jean-Charles Samuelian. Pourtant nous collaborons sur des dizaines de décisions, et nous travaillons dans les mêmes bureaux !

Ces éléments nous ont poussés à nous rendre à l’évidence : __nous avons tout en main pour nous libérer spatialement, et chacun doit pouvoir travailler d’où il le souhaite.__

# Travailler, mais d’où ?

Beaucoup d’entreprises, notamment dans la tech ([Twitter](https://techcrunch.com/2020/05/12/twitter-says-staff-can-continue-working-from-home-permanently/), [Facebook](https://techcrunch.com/2020/05/22/daily-crunch-facebook-remote-work/), [Google](https://www.theverge.com/2020/5/8/21252240/google-employees-essential-staff-remote-work-from-home-2021), [Spotify](https://techcrunch.com/2020/05/21/spotify-will-let-employees-work-from-home-through-the-end-of-year/)), ont prolongé la fermeture de leurs bureaux jusqu’en 2021, permettant ainsi à leurs employés de pouvoir travailler de chez eux. 

__Nous n’allons pas fermer nos bureaux__ ; au contraire, c’est un mode de travail que nous trouvons positif. C’est un endroit où des collègues peuvent se retrouver. Nous ne comptons pas nous transformer en entreprise qui imposerait le travail à distance. 

Notre idéal de liberté et de responsabilité implique de *proposer* ce choix aux Alaners.

Certains choisiront de passer les mois d’hiver au soleil. Certains habitent loin et ne voudront venir dans les bureaux qu’une fois par mois. D’autres voudront travailler de leur piscine la moitié du temps.

# Garder un environnement humain
Loin des yeux, loin du coeur ? Une des critiques récurrentes du modèle à distance, c’est qu’on peut se retrouver seul.

Notre réponse est toujours dans l’offre et la responsabilisation. Nous misons sur la fluidité dans les équipes pour s’assurer que chaque personne pourra choisir son environnement (plus bureau, ou bien tous à distance).

Avec des points bi-hebdomadaire avec son coach, des team-drinks à distance, des classes de sports… nous fournissons les outils, et chacun décide comment les utiliser.

À partir du moment où chacun est responsable, que les résultats sont là, et que la connectivité est bonne, nous disons : “__Travaillez d’où vous voudrez !”__




pool photo

Travaillez d'où vous voudrez

Chaque semaine, je partage quelques articles que j’ai trouvés particulièrement enrichissants. J’espère qu’ils vous aideront autant qu’ils m’ont aidé. 

![Jean-Charles 23](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/5lalgC9ogpQXc3NE3JGYF5/e99120458e2d1347ec077c33fc9d9b54/Pink_Template__1_.jpeg)

**Cette semaine:** 
- Initier une révolution selon le CEO de XAPO.
- Prédire les innovations tech selon Ben Evans.
- Les mythes à casser pour ré-imaginer la santé.
- Ma méthode pour m’organiser et gérer mes notifications. 

Certains articles sont en français, la plupart sont en anglais (je copie certaines citations en anglais). Ils ne sont pas tous récents et vont au rythme de mes lectures. 

Bonne lecture !

Si vous aimez, vous pouvez vous [inscrire](https://blog.alan.com/#/?sidebar=subscribe-newsletter), partager (par email ou le blogpost) ou encore me suivre sur [Twitter](https://twitter.com/jcsamuelian?ref_src=twsrc%5Egoogle%7Ctwcamp%5Eserp%7Ctwgr%5Eauthor).

# 📱Monde des technologies

👉**Trump et les plateformes :** dans le contexte de la crise actuelle aux Etats-Unis, la tension s’exacerbe entre les entreprises qui prennent des actions (Apple, Snap, Twitter, …) et Facebook qui essaie de maintenir la “neutralité”. [Intéressante position](https://stratechery.com/2020/zuckerbergs-choice-zuckerbergs-power-zuckerbergs-conviction/) de Ben Thompson sur le fait que c’est la bonne décision.

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 👉 __Jeff Bezos “heureux de perdre” ses clients opposés à BlackLivesMatter__ ([post Instagram](https://www.instagram.com/p/CBJrhdzHKNt/)). Il partage sur son compte certains mails racistes qu’il a reçu suite au soutien d’Amazon au mouvement BLM. 
 
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👉 __Zoom annonce +169% de revenus au Q1 2020__ ([Stratechery](https://stratechery.com/2020/zooms-earnings-zoom-and-aws-zoom-and-end-to-end-encryption/?utm_source=Memberful&utm_campaign=fd0f0a7824-daily_update_2020_06_04&utm_medium=email&utm_term=0_d4c7fece27-fd0f0a7824-110936769)) :
- Zoom on Tuesday reported first-quarter sales of $328.2 million, up 169% from a year earlier, and posted a profit of $27 million.
- Sales for the full year, it said, are likely to be roughly $1.78 billion to $1.8 billion

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👉 __Lemonade (assurance habitation) prépare son introduction en bourse__ ([TechCrunch](https://techcrunch.com/2020/06/08/softbank-backed-lemonade-files-to-go-public/)).

# 🏯Construire une entreprise

👉 __Comment générer des idées ambitieuses__ ([Sam Altman](https://blog.samaltman.com/idea-generation)) :
- It turns out that good founders have lots of ideas about everything, so if you want to be a founder and can’t get an idea for a company, you should probably work on getting good at idea generation first.
- You want to be around people who have a good feel for the future, will entertain improbable plans, are optimistic, are smart in a creative way, and have a very high idea flux.
- Perhaps most of all, you want to be around people who don’t make you feel stupid for mentioning a bad idea, and who certainly never feel stupid for doing so themselves.
- Project yourself 20 years into the future, and then think backwards from there. 
- Any time you can think of something that is possible this year and wasn’t possible last year, you should pay attention. 
- A good question to ask yourself early in the process of thinking about an idea is __“could this be huge if it worked?”__ 
- Finally, a good test for an idea is __if you can articulate why most people think it’s a bad idea, but you understand what makes it good.__

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👉 __Comment prévoir les innovations dans la tech__ ([Ben Evans](https://www.ben-evans.com/benedictevans/2020/5/16/not-even-wrong)) :
- A lot of really important technologies started out looking like expensive, impractical toys. 
- Some of the most important things of the last 100 years or so looked like this - aircraft, cars, telephones, mobile phones and personal computers were all dismissed.
- But on the other hand, plenty of things that looked like useless toys never did become anything more.
- You have to ask ‘do you have a theory for why this will get better, or why it won’t, and for why people will change their behaviour, or for why they won’t’?
- Equally, sometimes the roadmap is ‘forget about this for 20 years’. [...] And sometimes the missing piece pops into existence in unpredictable ways (...) Finally, sometimes you have a roadmap but discover that it runs out short of the destination.
- You can’t do a waterfall chart of an engineering roadmap here, but you can again ask questions - what would have to change? Are you proposing a change in human nature, or a different way of expressing it? What’s your theory of why things will change or why they won’t?
- The key challenge to any assertion about what will happen, I think, is to ask __‘well, what would have to change?’ Could this happen, and if it did, would it work? We’re always going to be wrong sometimes, but we can try to be wrong for the right reasons.__

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👉 __Comment initier une révolution selon Wences Casares (Co-Founder & CEO, XAPO)__ ([Master of Scale](https://mastersofscale.com/wences-casares-how-to-start-a-revolution/)) :

Importance of field trips:
The entire Xapo team went to Kenya, and used the local payment service M-Pesa. M-Pesa isn’t Bitcoin, but it’s an interesting case of how Bitcoin could be used by people who lack access to traditional banking.
(...) __It's really worth it to go and see it firsthand and use it, and spend some time using it like the locals do, to understand.__

We were in Nairobi, we had everybody using M-Pesa in downtown Nairobi. And we told everybody that they could only use M-Pesa for the whole week we were there. It was interesting that we did this exercise where we asked our people why they thought that people were using M-Pesa. And then we had them wait at the places where people recharge and top up their M-Pesa accounts, asking why they used it. And the difference – you think you know, and that's why you're there: to learn the things that will surprise you. And there were a lot of interesting surprises.

__About having a remote team:__
The main advantage is that if you and I were going to play a soccer – football – match to the death, you're given $10 million dollars and you can hire any players you want. And I am given $10 million dollars, and our teams are going to play, and whoever loses dies, right?

And then there's a little catch, which is, I can only hire in Buenos Aires, and you're going to hire all over the world. You will kill me no matter what, right? And this is no different when it comes to a startup. I think that's the biggest advantage – it's just that when you have no geographical fencing, you will find better people, period. Those people will be more motivated, and more loyal. That is a huge advantage.
# 🏥 Santé
👉 __Stop Covid est live et compte déjà plus de un million d’utilisateurs dans l’appli__ :
- Disponible depuis mardi 2 juin midi sur tous les smartphones, l’application prévient les personnes qui ont été en contact avec un malade testé positif au coronavirus. 
- La personne alertée par une notification peut alors se faire dépister et être prise en charge au plus tôt. Il lui sera demandé de s'isoler, de limiter ses déplacements et de porter un masque lors de ceux-ci. 
- Cédric O, secrétaire d'État chargé du Numérique, a annoncé que le cap du million de téléchargement avait été passé samedi 6 juin. 

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👉 __Les mythes à casser pour ré-imaginer la santé__ (C[atalyst](https://catalyst.nejm.org/doi/abs/10.1056/CAT.20.0093)) :
__Myth 2: Patients prioritize existing relationships with their provider over transactional episodic care.__ Data argues otherwise: The majority of times, patients just want care. Right now, since Covid-19, our on-demand platform for video visits, JeffConnect, has experienced a 20-fold growth in volume (from 10–15 to more than 200 per day
Like every other new challenge, you have to try telemedicine to get comfortable with it. Covid-19 has forced patients and providers to try it. We have found it takes 12–15 visits to feel comfortable and once you do 20–30, you will join the group of the telemedicine converted.
We have learned that the providers most likely to adopt telemedicine are not necessarily the youngest physicians. __In our health system it has been those 40–45 and 60–65 years old. __
__Myth 4: Virtual visits are less effective than in-person visits.__ Focusing on the comparison in diagnostic accuracy between virtual and in-person visits sets up a false dichotomy. Focusing on actionable information is more important than diagnostic accuracy.

# 💚 Les publications d’Alan et sur Alan
👉 “__My personal self-organization guide”__ ([Alan Blog](https://blog.alan.com/guide-pratique/self-organization-guide)). Comment je m’organise et je gère mes notifications.

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👉 __Accompagner les parents en télétravail__ ([Alan Blog](https://blog.alan.com/guide-pratique/accompagner-les-parents-en-teletravail)). Concilier vie familiale et vie professionnelle n’a jamais été aussi délicat que pendant le confinement. Quelques conseils pour accompagner ses employés. 

---

👉 __La recette de PNY pour gérer la santé de ses équipes__ ([Alan Blog](https://blog.alan.com/temoignage/la-recette-de-pny-pour-gerer-la-sante-de-ses-equipes)). Comment la chaîne de burgers parisienne gère la réouverture progressive de ses restaurants. 

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👉 __Alan fait partie des “9 scales-ups qui recrutent dans le monde d’après”__  ([Les Echos Start](https://start.lesechos.fr/travailler-mieux/recrutements-entretiens/9-scale-ups-qui-recrutent-dans-le-monde-dapres-1207687)). 

# 📚 Livres & vidéos
Le livre __7 Powers d’Hamilton Helmer__ ([Amazon](https://www.amazon.fr/7-Powers-Foundations-Business-Strategy/dp/0998116319)) est exceptionnel pour avoir un cadre de discussion stratégique. Vous pouvez aussi écouter le [podcast 20VC où il est interviewé](https://thetwentyminutevc.com/hamiltonhelmer/).




Jean-Charles 23

Jean-Charles' newsletter: n°23

![working-from-home](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/4ooyaKF4hFLODxabTLy9mb/933f05517281a42c41024899733552f5/charles-deluvio-wt3iFNxMSE0-unsplash.jpg)
Photo : <a href="https://unsplash.com/photos/wt3iFNxMSE0?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText" target="_blank" title="Photo par Charles Deluvio">Charles Deluvio</a> (Unsplash)

Pendant le confinement, [5 millions de Français](https://www.insee.fr/fr/statistiques/4478728?sommaire=4476925#consulter "INSEE : des conditions de confinement diverses selon les territoires") ont vécu dans un logement trop petit pour eux. Concilier vie familiale et vie professionnelle n’a jamais été aussi délicat. Comment les entreprises peuvent-elles aider les parents qui télétravaillent ? 


### Du côté légal


Depuis le 2 juin, les établissements scolaires rouvrent de manière plus systématique. Vous pouvez retrouver le détail sur le site du [Ministère de l’Éducation](https://www.education.gouv.fr/deconfinement-phase-2-point-de-situation-au-28-mai-303813 "Déconfinement phase 2 : point de situation au 28 mai"). L’activité partielle pour la garde des enfants n’est donc plus possible. 

- Il est toujours possible de demander le chômage partiel en juin, avec une __attestation de l’école__ (si l’établissement est fermé, ou si l’accueil ou la garde de l’enfant est impossible).
- La réouverture des écoles étant progressive, il vaut mieux voir au cas par cas avec vos salariés, et pourquoi pas envisager un emploi du temps plus flexible pour eux pendant cette période. 
- En tant qu’employeur, [vous pouvez imposer le télétravail ou le refuser](https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/questions-reponses-par-theme/article/teletravail "Questions-réponses sur le télétravail (Site du Ministère de l'Emploi)") (en motivant votre refus). Il reste recommandé de privilégier le travail à distance quand c’est possible.


### À propos des congés

Les congés parentaux sont encore une source d’inégalité en France. On pense bien sûr aux congés maternité et paternité, mais il y a aussi des circonstances [plus douloureuses](https://www.vie-publique.fr/loi/273136-proposition-de-loi-modalites-de-conge-de-deuil-pour-le-deces-dun-enfant "Proposition de loi visant à améliorer les droits des travailleurs et l’accompagnement des familles après le décès d'un enfant (Site : vie publique)"). 

Rien ne vous empêche d’aller au-delà de ce que vous demande votre convention collective. Chez Alan, nous avons fixé le congé maternité à 20 semaines au lieu de  16. Les papas ont droit à 5 semaines. Alan est également cosignataire du [*Parental Act*](https://www.linkedin.com/feed/news/cong%C3%A9-parentalit%C3%A9-des-entreprises-sengagent-4045809/ "Alan co-signe le Parental Act (Article Linkedin)"), pour réduire l’écart des congés parentaux.

### Chez Alan

[La culture d’Alan](https://blog.alan.com/category/podcast "Podcast d'Alan : Good People (Site : Blog Alan)") lui a permis de faire face à l’épidémie sans bouleverser son organisation. En quelques mots : 
- Le télétravail est largement utilisé ;
- L’autonomie et la transparence sont essentielles ;
- Et la culture de l’écrit maintient la communication nécessaire au bon fonctionnement des équipes. 

Depuis l’épidémie, les parents peuvent : 
- aménager leurs horaires selon leurs disponibilités ;
- prendre des congés au besoin ([on est flexible](https://start.lesechos.fr/innovations-startups/tech-futur/alan-la-startup-sans-manager-sans-nego-salariale-sans-reunion-1175415 "Alan, la startup sans manager, sans négo salariale, sans réunion (Site : Les Échos)")) ;
- revenir au bureau de manière prioritaire.

### Quelques pistes

« Avec un enfant en bas-âge à la maison, je n’avais pas le choix : soit je le gardais tout en travaillant — mal — soit je m’organisais », raconte Benjamin, de l’équipe Finance d’Alan. « Depuis le déconfinement, on le laisse à ses grands-parents deux jours par semaine. On se relaie avec ma femme pour le garder à tour de rôle. Quand je ne le garde pas, j'ai trois jours complets où je peux travailler de manière efficace ».

Pour résumer, la meilleure manière d’aider les parents en télétravail est de communiquer avec eux pour trouver la meilleure organisation possible. Vous pouvez aussi : 
- Consulter notre blog, en particulier la rubrique « Bien-être en entreprise »
- Lire les recommandations aux employeurs sur notre [page spéciale coronavirus](https://alan.com/coronavirus "Coronavirus, vos infos COVID-19 (Site : Alan)").

L’accompagnement des parents en télétravail peut être renforcé par différentes initiatives : 
- Subventionner une partie de l’équipement nécessaire au télétravail (chaise de bureau, écran) ;
- Proposer des activités à distance (yoga, sport…) ;
- Faire appel à des partenaires spécialisés ([Bsit](https://bsit.com/fr/blog/solidarite-parents-hospitaliers "Trouvez des babysitters de confiance selon vos besoins (Site : Bsit.com)"), [Biloba](https://www.linkedin.com/posts/hardybenjamin_apres-avoir-aid%C3%A9-plus-de-30k-parents-%C3%A0-mieux-activity-6651415610553053184-BR2E/ "Présentation de l'application Biloba, pour aider les parents à discuter avec un médecin (Site : LinkedIn)")…) ;
- Et pourquoi pas, lancer la discussion sur les congés avec votre direction ! 😊


working-from-home

Accompagner les parents en télétravail

Depuis la création du premier PNY en 2015, le succès a été fulgurant. L’enseigne de *fast-food* gourmet compte aujourd’hui 6 établissements, dont 2 nouveaux restaurants ouverts cette année. 

Nous avons rencontré Graffi, co-fondatrice 🍔, qui nous a raconté comment PNY s’est organisé pendant le confinement, la préparation de leur réouverture en toute sécurité, et pourquoi PNY a choisi Alan pour prendre soin de la santé de ses salariés. 

![PNY.2 ](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/13KZ7hDJcVLKaGzzLZoqwO/f11209f332330ec61f3bb091b05c74ef/Capture_d___e__cran_2020-06-04_a___09.59.21.png)

###### Comment avez-vous organisé l’activité de vos 6 restaurants durant la période de confinement ?

Comme beaucoup de restaurants, nous sommes restés ouverts le samedi 14 mars jusqu’à minuit. 
Nous avons maintenu la livraison de repas jusqu’au début du confinement, avant de fermer complétement les 6 restaurants afin de ne faire prendre de risque ni à nos clients, ni à nos employés.

Ensuite, notre priorité a été d’organiser une réouverture partielle des cuisines, en proposant les service de livraison et de *click-and-collect* (vente à emporter). Une fois que nous avons eu les moyens de respecter toutes les règles de sécurité nécessaires (notamment un nombre suffisant de masques), nous avons pu rouvrir ces services à la fin du mois d’avril. 


###### Comment avez-vous communiqué la réouverture à vos clients ? Quelle a été leur réaction ?

Nous avons beaucoup communiqué sur [les réseaux sociaux](https://www.facebook.com/PNYHAMBURGERS/), sur [notre site internet avec une page dédiée](https://pnyburger.com/corona), sur notre compte [Instagram](https://www.instagram.com/pnyburger/) et via notre newsletter. 
Nos clients nous attendaient (et surtout étaient impatients de retrouver nos burgers 😋) ! Ils ont été compréhensifs et respectueux des gestes barrières. 

###### Et avec votre staff ? Comment avez-vous organisé et communiqué la réouverture partielle ?

Notre équipe a été flexible et compréhensive. 
Fin avril, alors que le confinement total continuait, on a pris le temps d’appeler les salariés un par un pour leur présenter les nouvelles consignes de sécurité et pour les rassurer. 
Le déclic s’est fait naturellement à partir du 11 mai, avec la 1ère étape du déconfinement. La machine est repartie, et tout le monde a repris le boulot avec confiance.

![PNY ](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/6oDsl9BLtY3Ywo0oU20Xbv/0767a403dcaf5be3370b0193fdfc0199/Capture_d___e__cran_2020-06-03_a___21.25.21.png)[Chez PNY, on applique avec sérieux les gestes barrières.
](https://pnyburger.com/pny-burger-valeurs)
###### Le confinement a-t-il changé les habitudes de PNY ? 

Les clients se sont habitués à la livraison, qui va donc prendre une place encore plus importante dans notre fonctionnement. Sinon, notre philosophie reste la même : cuisiner les meilleurs produits pour faire de délicieux burgers. Et ça ne changera pas ! 

###### PNY a choisi Alan pour prendre soin de la santé de ses employés. Quels étaient tes principaux enjeux quand tu as choisi Alan ?  

Dans mon métier, je vadrouille constamment de resto en resto, et je ne peux pas me permettre de passer beaucoup de temps sur la complémentaire santé. 

Deux choses me gênaient avec ma mutuelle précédente : l’hyper-opacité et la complexité administrative.

Je ne comprenais rien aux tableaux de remboursement, tout était sur papier, notamment pour l’inscription des salariés : un formulaire à imprimer, RIB, un courrier à envoyer… En plus, les courriers se perdaient et finalement personne ne recevait sa carte de mutuelle. 

###### Est-ce que tu avais d‘autres critères pour faire ton choix ?

J’avais deux critères : la transparence et le prix.

PNY est une entreprise très transparente : l’équipe a accès à tous les chiffres, toutes les informations. Pour cette raison, nous souhaitons que tous nos partenaires soient dans la même démarche de transparence. 

J’avais également une contrainte de prix. Donc quand Alan a créé une offre HCR avec un rapport qualité prix avantageux, j’ai sauté sur l’occasion. 

###### Qu’est-ce qui a changé dans ton quotidien avec Alan ? 

Avant, les employés nous couraient après pour leur mutuelle, ça pouvait créer une certaine frustration. Maintenant, nous avons renversé la tendance : le salarié est aux commandes. Toutes les démarches qui étaient pénibles auparavant se font en un clic.

Depuis juillet, nous avons ouvert 2 restaurants : ça nous a pris 3 minutes pour les inscrire chez Alan. Avant, c’était tout un mic mac pour avoir accès aux identifiants, je passais sur l’extranet et je me faisais balader de guichet en guichet, comme dans *les 12 travaux d’Astérix*. Et puis [l’intégration avec PayFit](https://blog.payfit.com/alan-payfit-une-evidence.html) est très pratique.

Enfin, pour aider nos employés à reprendre le travail en toute sécurité à la fin du confinement, nous avons pu commander [les masques réutilisables proposés gratuitement par Alan](https://blog.alan.com/bonne-nouvelle/aider-entreprises-prendre-soin-salaries). C’est le genre d’attention qui fait la différence. 

###### Comment tu présenterais Alan à un autre restaurateur ? 

C’est mille fois mieux, zéro papier et totale transparence, je ne comprends pas qu’on puisse hésiter. 

###### Quelles sont les prochaines étapes pour PNY ? 

On a hâte d’accueillir de nouveau nos clients dans nos restaurants. On a voulu créer une ambiance chaleureuse, et on veut que tout le monde puisse en profiter au plus vite. 
En fonction des modalités de réouverture, on s’adaptera et on prendra toutes les précautions et les mesures d’hygiène qui s’imposent. Entretemps, bien sûr, il reste la livraison et le *click-and-collect*. 



PNY.2 

La recette de PNY pour gérer la santé de ses équipes

Chaque semaine, je partage quelques articles que j’ai trouvés particulièrement enrichissants. J’espère qu’ils vous aideront autant qu’ils m’ont aidé. 

![Newsletter 22](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/2n0eaNXPO4hV9uxx0WVXwK/3d6b262b0cb7e3af0502ab7a0ba296dc/pink_template22.jpeg)

**Cette semaine,** Steve Jobs et le focus, arrêtons de croire aux prophètes, et Shopify et Facebook Shops dans un monde d’aggrégateurs. 

Certains articles sont en français, la plupart sont en anglais (je copie certaines citations en anglais). Ils ne sont pas tous récents et vont au rythme de mes lectures. 

Bonne lecture !

Si vous aimez, vous pouvez vous [inscrire](https://blog.alan.com/#/?sidebar=subscribe-newsletter), partager (par email ou le blogpost) ou encore me suivre sur [Twitter](https://twitter.com/jcsamuelian?ref_src=twsrc%5Egoogle%7Ctwcamp%5Eserp%7Ctwgr%5Eauthor).

# 📱Monde des technologies
👉 **Les plateformes dans un monde d’agrégateur, le cas de Shopify et de Facebook Shops** ([The Stratechery](https://stratechery.com/2020/platforms-in-an-aggregator-world/)) :

- Shopify’s original business model is labeled “Subscription Solutions”; merchants pay a subscription fee to use the Shopify platform — the price [ranges from $29 to $299 per month](https://www.shopify.com/pricing) — __and can use the payment provider of their choice.__ When Shopify IPO’d Subscription Solutions was 60% of their $67 million in quarterly revenue.
- Over the last five years, though, “Merchant Solutions” — __which are a percentage of transactions, usually from using Shopify Payments__ — __has been the primary growth driver__. Last quarter it was Merchant Solutions that was 60% of Shopify’s $470 million in quarterly revenue.
- Privacy is a good thing, but so is entrepreneurship and competition; maximizing one without any consideration of the others leads to unintended outcomes.
- Third, this is a service no one else is going to build. Yes, __it is very difficult__ to build fulfillment centers and develop robots and employ lots of workers, but __within that difficulty is an escape from competition, i.e. a far more reliable way to make sustainable profits in the long run.__

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👉 **Le prix d’Amazon Prime va potentiellement être augmenté** ([The Information’s](https://www.theinformation.com/) newsletter):
- When asked by a shareholder whether Prime, at $119 a year, was getting too expensive, CEO Jeff Bezos answered: “No. Not even close.” Bezos said that charging less for Prime than its value to customers is part of the company’s strategy.
- Its current price works out to just under $10 a month. Aside from the no-cost shipping for orders, Prime also includes a streaming service. As rivals such as Disney Plus and Netflix cost anywhere from $7 to $16 a month, you could argue the current price for Prime is justified simply by the video service. 

---

👉 __Le feuilleton Twitter et Trump et l’impact sur les réseaux sociaux__ ([Stratechery](https://stratechery.com/2020/twitter-and-trump-youtube-and-china-facebook-and-polarization/)) : 
- Twitter on Tuesday for the first time applied __a fact-checking notice to a tweet from President Trump__, hours after the social-media company denied a widower’s request to delete the president’s posts circulating conspiracy theories about his wife’s death. 
- Mr. Trump on Tuesday accused the company of stifling free speech and vowed to take action. The executive order would mark the Trump administration’s most aggressive effort to take action against social-media companies, which the president has threatened to do for years. The order would also likely be challenged in court, experts said.

# 🏯Construire une entreprise
👉 __Steve Jobs sur le focus et une excellente réponse à une question__ ([video à voir ici, source: The Stratechery](https://www.youtube-nocookie.com/embed/FF-tKLISfPE)) : 

We had to decide what fundamental direction we were going in, and what makes sense and what doesn’t, and there were a bunch of things that didn’t… __You think about focusing, focusing is about saying “No. You’ve got to say “No”, “No”, “No”, “No”, “No”, and when you say “No” you piss off people… (...) __

I’m sure that there are some things OpenDoc does — probably even more than I’m not familiar with — that nothing else out there does. __I’m sure that you can make some demos, maybe a small commercial app, that demonstrates those things.__ The hardest thing is __how does that fit into a cohesive larger vision__ that’s going to allow you to sell eight billion dollars or ten billion dollars of product a year?

One of the things I’ve always found is that you’ve __got to start with the customer experience and work backwards to the technology. You can’t start with the technology and try to figure out where you’re going to try to sell it.__ I’ve made this mistake probably more than anybody else in this room and I’ve got the scar tissue to prove it and I know that it’s the case. As we have tried to come up with a strategy and a vision for Apple, it started with what incredible benefits can we give to the customer? Where can we take the customer? Not starting with, “Let’s sit down with the engineers and figure out what awesome technology we have and then how are we going to market that”, and I think that’s the right path to take.

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👉 **GitLab : une entreprise complètement remote et sa culture**([Sifted](https://sifted.eu/articles/gitlab-remote-team-ipo/)) : 
 To alleviate that we said let’s be super transparent about what the company does so that will create more understanding in the community and then if we’re off somewhere there’s an early warning system 

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👉 __Personne ne sait ce qu’il va arriver. Arrêtons de croire aux prophètes__ ([Howard Marks](https://www.oaktreecapital.com/docs/default-source/memos/uncertainty-ii.pdf)) :
- No one knows what’s going to happen
- Our ability to influence the future through the decisions we make
The futility of forecasting
- We must make decisions regarding the future without knowing it
- All of us - and many other influences - are constantly creating the future through our collective activity 
- Further, in considering expertise, we must be leery of some dangerous tendencies in our society:
     - To confuse general intelligence with knowledge of the facts relative to a given field,
     - To confuse factual knowledge with superior insight,
     - To conflate expertise and insight with the ability to predict the future,

# 🏥 Santé
👉 __Industry Voices—Primary care needs a new operating system__ ([Fierce  Healthcare](https://www.fiercehealthcare.com/practices/industry-voices-primary-care-needs-a-new-operating-system)) :
- Primary care's already overburdened system has crumbled under the pressure, with patients left to self-diagnose without lab tests or in-person visits, wait in eternal telephone queues for callbacks that may or may not happen. In short, the very place in the healthcare system that was supposed to help catch illness soonest, in fact, created barriers.
- Higher utilization of primary care has frequently been shown to result in better health outcomes and lower costs. 
- __Primary care needs to be unbundled.__
- One particularly important demographic, for example, __is reproductive-age women.__ 
- And because mothers tend to drive the majority of healthcare decisions for themselves and their families, they can represent a high lifetime value to providers over time if clinics get their loyalty.
- But have little notion of a patient’s care journey over time, and no relevant benchmarks for comparing how this patient is doing relative to others with shared characteristics.
- There will be __a need for consumer-friendly fintech products that create transparent, efficient and delightful (not scary and confusing) billing and payment experiences.__
- Primary care needs a new operating system. One that captures data about patients through engagement—reaching far beyond the in-person clinical encounter. One that automates efficient financial transactions based on that data. One that intelligently routes care to the right place the first time, instead of relying on consumers to do their own research or doctors to rely on printed referral directories.

# 💚 Les publications d’Alan et sur Alan
👉 __“Making the team’s equity worth money”__ [(Medium](https://medium.com/@Gorintic/ecb09b9b371b)). Charles Gorintin, co-fondateur d’Alan, a écrit cet article Médium sur les BSPCE. Il y explique comment nous les utilisons pour aligner les intérêts de nos collaborateurs à ceux d’Alan de la manière la plus juste possible. 

---

👉 __“Télétravail : les start-up en quête de nouveaux rituels”__ ([Les Echos](https://www.lesechos.fr/tech-medias/hightech/teletravail-les-start-up-en-quete-de-nouveaux-rituels-1205617)). Deborah Rippol, notre Head of Talent, détaille dans cet article les conséquences du Covid-19 sur notre vision du télétravail et comment nous envisageons la suite au sein d'Alan. 

Newsletter 22

Jean-Charles' newsletter: n°22

On May 20th, I shared internally a small document that explained how I manage my notifications. Funny coincidence, two days after that, [Jean de la Rochebrochard](https://twitter.com/2lr) [pinged me on Twitter](https://twitter.com/2lr/status/1263554079697055750?s=21) to learn more about my work organization. 

I felt these tips could be potentially interesting to a wider audience and therefore decided to share the internal document on our blog. 

Adopting effective work routines is all the more relevant in the context of Covid-19. As we previously detailed in [this blogpost](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/teletravail-recommendations-et-outils), when you work from home, you need to be particularly effective and organized to not become overwhelmed and to keep safe boundaries between your professional and personal life. 

Taking some time to think about my personal organization really made a difference for me, and I can only invite you to do the same. 

Please feel free to comment, share, and [give feedback](https://twitter.com/jcsamuelian?ref_src=twsrc%5Egoogle%7Ctwcamp%5Eserp%7Ctwgr%5Eauthor). I’d love to hear how you organize yourselves.   

![Self Orga](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/33zqWHVrcL2sZ93TuOyJmD/96f83e0a7dece32ee91cce2879922105/jeshoots-com-9n1USijYJZ4-unsplash.jpg)
Unsplash: jeshoots.com

# Jean-Charles self-organization
This article is about how I manage my notifications and my weekly organization. 

I receive a lot of pings and the risk is to become overwhelmed by too many notifications coming from too many sources. If you don’t manage them well, it can reduce your impact.

I have tested several solutions before finding the organization that makes me the most in control, with the greatest peace of mind.

# General Principles

**1. Notifications in the least places:** 
I’m trying to have my notifications in as few places as possible. I have selected my email inbox and Slack and I don’t check notifications anywhere else. 

**2. A to-do tool where it is very simple to add and move items.** 

- I use a well-organised [TODOIST](https://todoist.com/) because having a list of notifications is overwhelming. 
- I use the [TODOIST](https://todoist.com/?gclid=EAIaIQobChMI296v_J3P6QIVDrTVCh1jFgv4EAAYAiAAEgJs_PD_BwE) + [Alfred](https://www.alfredapp.com/) [integration](https://github.com/moranje/alfred-workflow-todoist) for my To-Do. I find it really amazing. 

**3. A very structured calendar to have time for unstructured thinking.**

- No meeting in the morning with focus time on deep topics.
- Dedicated time where I check my emails, slack, and contribute to issues (otherwise those tools are closed).
- My interviews and discussions happen in the afternoon.
- Before lockdown, I was trying to have lunch with the team every day.

![JC calendar](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/51IAOEMtzbm7JLArvDMUIu/524e7052aa20d6400375bfb40d20f2aa/Screenshot_2020-05-22_at_09.46.14.png)
*Example of a standard week before the afternoon meetings*

# Tips to manage your notifications
As explained above, I have selected my slack and email inbox as the only source of notifications. I don’t check notifications anywhere else. 
## How do I manage Slack notifications? 
- I decided to remove badges, and all notifications.
- I check Slack twice or three times a day (I have time scheduled in my calendar).
- If I can't reply in a few minutes, I copy the link of the message from Slack and add it to my todo list.
## How do I manage my inbox notifications? 
### Principles 
- I check my inbox notifications twice or three times a day
- When I do, I successfully: 
1. Open the notifications emails (in the folder Notifications, that I describe below). 
2. Add it to my to-do to the day I want to work on it (or do nothing if no action needed) thanks to Alfred and TODOIst at a selected date.
3. Unsubscribe (especially for GitHub and/or Trello), so I don’t get pinged anymore. However, if I am pinged again in the issue with my GitHub or Trello handle I receive a new notification.  
4. Delete the email. 
- I will then work on it when it is the right time (and now my mind is free).

Video of how I do it:
![Video selforga](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/661lEilLDcJtgts0sPZwSb/e4cb6038e55d80f51c65d2e4e8103264/doRBdwDhYW.gif)

### How I organize my notifications emails? 
All my Trello, Notion, Github, Calendar notifications are in my inbox, meaning I had to put in place filters and labels to manage all these notifications.
#### How to create labels? 
**Creating a label** like  __0. Notification__ is really easy: 
- Click on Settings (top-right) > Settings > Labels > Create New Label.
- I selected __“show if unread”__ for “show in label list”.
- I selected __“show in the message list”__.

![Selg orga image 3](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/4zNuqxfyIiHIlPVXnUxvi4/6e64842ee9d8c5681ffbad6e4da2158c/Screenshot_2020-03-06_at_18.48.33.png)

- I moved the label to the top (under bin, you cannot put it higher) 
- Then, I added a label color (clicking on the label on the left)

![Self orga Image 4](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/3zKGKjqiUwaRkENllsvGjC/78db2c76151b0de803051fe70545bd7a/unnamed.png)

Video of how I do it: https://recordit.co/EFNNRIIuI6

#### How to create filters? 
__Filters to create: from()__,  Skip inbox, Add label 0. Notification
- __GitHub:__  notifications@github.com
- __Google Docs:__ comments-noreply@docs.google.com and drive-shares-noreply@google.com 
- __Notion:__ notify@mail.notion.so
- __Hubspot:__ noreply@hubspot.com 
- __Trello:__ do-not-reply@trello.com & invitation-do-not-reply@trello.com 
- __Lattice:__ notifications@mg.latticehq.com 

# Tips to organize your To-Do list
I use [TODOIST.com](https://todoist.com/?gclid=EAIaIQobChMI9MS41dLi6QIVl-FRCh3jEQL5EAAYASAAEgIl_PD_BwE) to keep track of the different tasks I have to do. 

I also always have a GDoc open to keep track of what I achieve. When I complete a task in my todo, I spend 30 seconds adding it to the GDoc (and I try to explain what I did so it is useful to the team).

## My routine 
I use [TODOIST.com](https://todoist.com/?gclid=EAIaIQobChMI9MS41dLi6QIVl-FRCh3jEQL5EAAYASAAEgIl_PD_BwE) as my todo application manager and have the following routine:

1. __Every morning,__ I check the list of tasks of the day and rank them by priority and how I want to do them: the first task on top, the second task after.
- I check my meetings of the day to see if it fits the need.
- I have always in my calendar time that is blocked for my work (“no meeting”).
2. __Every evening,__ I check what I have finished or not from the day, and I either re-allocate to another day the tasks I have not done, either change ownership of them or cancel them.
3. __Every Tuesday evening,__ I check:
-  My TODO for the next 7 days and I re-organize it. Here are some questions I ask myself: "Do I really want to do that this week?", "Should I postpone it to another week?", "Am I the right owner?", "How many tasks per day?". I also keep some room for new issues I might contribute to (starting on Thursday, a bit more on Friday, …).
- My calendar for the next 7 days.
- My OKRs to I check if I am not missing something.
- From that, I prepare my next week priorities in my GDoc.

I don’t use [the integration of Todoist and Google Calendar](https://get.todoist.help/hc/en-us/articles/115003128085-Use-Google-Calendar-with-Todoist) but it exists. 
# Conclusion
I can only confirm the importance of having a structured work organization and how it will multiply your impact. 

Last, the most important thing is still to find the organization that suits you the best. Using external tips is great, but in the end, you should take some time to find out what tools and routines work the best for you. 


Self Organ

My personal self-organization guide

Déjà très sollicités, les auxiliaires de vie n’ont pas vu leur quotidien s’arranger avec l’épidémie. Comment prendre soin de leur santé physique et mentale dans ce contexte ?

[Reconnu par l’Organisation Mondiale de la Santé](https://www.who.int/mental_health/evidence/burn-out/fr/ "Lien vers le site de l'OMS"), le burn-out (syndrome d’épuisement professionnel) est défini comme un « sentiment de fatigue intense, de perte de contrôle et d’incapacité à aboutir à des résultats concrets au travail ». 

Il est très souvent lié au stress, au manque de reconnaissance, à une charge de travail élevée et à un environnement sous tension — des facteurs proches du quotidien des auxiliaires de vie. Ses conséquences peuvent déborder sur la vie personnelle : dépression, [risques cardiovasculaires](https://www.fedecardio.org/La-Federation-Francaise-de-Cardiologie/Les-observatoires-du-coeur/le-coeur-des-francais "Les risques cardiovasculaires liés au burn-out").

## Les contraintes des aides à domicile

Les aides à domicile assistent les bénéficiaires (des patients invalides, par exemple) pour des travaux ménagers courants (entretien du linge, courses, préparation des repas…) ou des soins d’hygiène élémentaire non médicaux (aide au lever, au coucher, à la toilette, réconfort moral…).

Ce qui implique : 
- Des déplacements chez plusieurs personnes tout au long de la journée ;
- Des contraintes horaires particulières (en rythme et en amplitude) ;
- Le travail pendant les week-ends et les jours fériés ;
- Un effort physique constant.

Il faut y ajouter une forte charge mentale et des épisodes de stress en cas d’urgence, de souffrance ou de décès des patients, voire de violence verbale ou physique des personnes accompagnées.


## Mieux vaut prévenir

Dans ce contexte, la plupart des accidents du travail sont causés par le transport de personnes, les déplacements entre les interventions, la manutention de charges lourdes ou encore des accidents sur le lieu de travail (utilisation de produits d’entretien, coupures, et parfois coups durant le ménage 😰). 

C’est le constat de [Click&Care](https://clickandcare.fr/ "Site de Click & Care"), entreprise spécialisée dans l’assistance rapide et sur mesure pour le maintien à domicile des personnes dépendantes. Sa fondatrice Lina Bougrini, qui a choisi Alan pour son équipe, nous a confié ce qu’elle a mis en place pour pour « protéger au maximum nos auxiliaires de vie »  : 
- Proposer des formations pour limiter les risques physiques (lombalgie, etc.) ;
- Former également sur les besoins spécifiques des personnes âgées ;
- Créer des cellules d’écoute psychologique ;
- Ouvrir des groupes de parole pour se renseigner sur le matériel médicalisé.

Chacun peut aussi suggérer des améliorations dans l’aménagement du domicile (rampes pour les escaliers, lit médicalisé…). Cet accompagnement permet aux auxiliaires de vie de mieux prendre soin de leur santé physique et mentale, mais également d’améliorer leur qualité de vie au travail.


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Auxiliaires de vie : prévenir l'épuisement et gérer le stress

![remote-call-review-photo-by-nathan-dumlao](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/787R1s6puEZyBs669cTui5/2d41790011691657afcf15d19cf95c61/nathan-dumlao-9dYwCScW0Rs-unsplash.jpg)
Photo : <a href="https://unsplash.com/photos/9dYwCScW0Rs?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText" target="_blank" title="Photo par Nathan Dumlao">Nathan Dumlao</a> (Unsplash)


__Avant-propos :__ *pardon our French!* On utilise l’anglais pour l’écrit en interne, et les traductions sont parfois délicates 😅. Nos amis québécois traduisent review par « appréciation » : ça nous correspond très bien. Dont acte.

__Les appréciations annuelles sont souvent anxiogènes pour les RH et pour les collaborateurs. Voici comment nous abordons le sujet chez Alan.__

### Tout commence par la culture

Un des piliers de notre culture est la croissance commune de l’entreprise et des individus. Ce qui implique : 
- la bienveillance ;
- la recherche de l’amélioration personnelle, avec l’aide des collègues ; 
- et la chasse à l’ego.

Ça veut dire aussi que les retours sur notre travail (*feedbacks*) sont bienvenus dans tous les sens. L’entreprise évolue [en fonction des retours des salariés](https://blog.alan.com/bonne-nouvelle/bonjour-transparence-1 "Article sur la transparence chez Alan (blog)"). Comme dit le poète, « vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage » : on en est toujours à nos débuts.

### Un peu de contexte
#### Le coaching

[Chaque personne chez Alan a un coach](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/coaching-peripateticiens "Le principe de coach chez Alan (blog Alan)") en interne qui l’oriente et l’aide à se poser les bonnes questions. Les sujets régulièrement abordés comprennent entre autres :
- Le bien-être au travail (notamment l’équilibre vie pro / vie perso) ;
- Ce qui motive le *coaché* ;
- Ses objectifs à court et long terme ;
- Son amélioration et sa croissance personnelle.

#### *Radical candor*

La franchise exige de louer le travail bien fait, et d’aider à améliorer ce qui peut l’être. L’essentiel est de viser le bien de tous, et donc d’éviter l’attaque personnelle, la manipulation, ou l’empathie sans objet. Tout ça est expliqué dans [l’ouvrage lumineux de Kim Scott](https://blog.alan.com/livres/ma-bibliotheque-de-travail "La bibliothèque de Jean-Charles Samuelian (blog Alan)"), qui a inspiré un des piliers de notre culture. 

Grâce au suivi de proximité avec le coach, avec des échanges réguliers, aucune appréciation ne devrait être une surprise. Si c’est le cas, c’est que la communication ne fonctionne pas comme prévu. 

#### Les appréciations
Il y a trois types d’appréciations chez Alan :
- les appréciations des nouveaux arrivants (au bout de 2 puis 4 mois d’ancienneté) ;
- les appréciation bi-annuelles (tous les 6 mois, pour le reste des salariés) ;
- et les appréciations de coaching : chaque personne note et commente son coach, pour l’aider à grandir dans sa pratique.

Nous allons nous concentrer ici sur __les appréciations bi-annuelles__. Elle sont « en 360 » — c’est-à-dire que les Alaners sont évalués par eux-mêmes et par 3 personnes qu’ils choisissent, en plus de leur coach. Ces personnes doivent être diverses en termes d’équipes et d’expériences ; il faut qu’elles aient travaillé avec la personne revue sur au moins un projet précis.

L’objectif des appréciations est de comprendre : 
- l’impact du salarié sur l’entreprise ;
- ses compétences et son expertise ;
- et ses progrès possibles.

### Les étapes de l’appréciation

Nous avons commencé ce processus en utilisant des Google Forms. Avec plus de 200 personnes chez Alan, tout se fait sur la plateforme [Lattice](https://lattice.com/ "Lattice : plateforme d'appréciations"). Voici comment ça se passe :

__1. Sélection__
Chaque salarié choisit 3 collègues pour effectuer son appréciation (en plus de son coach, qui est automatiquement impliqué). Le coach vérifie la cohérence des choix et la diversité du panel en termes d’expériences et d’équipes. 

__2. Préparation__
Une fois la sélection validée, un délai de quelques jours permet à chacun de s’organiser au mieux. Chaque personne revoit ses réalisations des 6 derniers mois pour aider ses évaluateurs.

__3. Rédaction__
Chaque salarié rédige sa propre appréciation, et les quatre personnes impliquées le font de leur côté. Il s’agit de répondre à une liste de questions que vous pourrez retrouver sur le PDF en bas de cet article.

__4. Discussion__
Une fois les appréciations terminées, le coach rassemble et envoie les retours au salarié. Ils en parlent ensuite en direct pendant un entretien, qui permet de partager les retours et de se projeter dans les 6 mois qui viennent. 

Après le cycle d’appréciations, un comité de promotion (dont les fondateurs font partie) vient discuter les cas de passage au [niveau supérieur de notre grille interne](https://www.maddyness.com/2017/06/25/maddyrex-pourquoi-grille-salaire-ouverte/ "Pourquoi notre grille de salaires est visible par tous (sur Maddyness) ") pour les personnes concernées. 

### Appréciations à distance

La culture de l’écrit et la transparence permettent à chaque Alaner de [travailler d'où il voudra](https://blog.alan.com/bien-etre-au-travail/travaillez-dou-vous-voudrez "Travaillez d'où vous voudrez (blog Alan)") : il n’y a pas de difficulté particulière à organiser les appréciations à distance. La seule chose qui change est l’entretien de fin de cycle, qui se fait en visio plutôt que physiquement. 

Pour le cycle de juin 2020, 112 personnes sont évaluées — deux fois plus que l’an dernier. La clé est de communiquer proactivement sur chaque étape pour que tout le monde puisse s’organiser. 

![reviews-recap](//images.ctfassets.net/ovjsyiqhqmlf/1QaCZiDauZ4ACcGkcQ8wpx/13a01d7c1b6a226b2bbd78ee700346f8/Screenshot_2020-06-08_at_23.16.33.png)

D’après notre expérience et les leçons qu’on a apprises, voici ce qu’on peut conseiller pour mener vos appréciations : 

__Créer un contexte favorable__
- Alimenter la culture du feedback pour viser l’amélioration de tous ;
- Les 1:1 de manière régulière pour assurer la cohérence de la review et évacuer tout stress ou tension face à l’inconnu ;
- Créer des parcours et grilles de carrières claires, pour apporter de l’objectivité dans l’appréciation ;
- Mettre noir sur blanc les principes individuels et organisationnels, pour créer un langage commun ;
- Faire participer des personnes d’équipes et de parcours variés pour éviter les silos entre les équipes ;
- Valoriser leur voix, en leur donnant une responsabilité dans la promotion de leurs collègues.

__Prendre le temps de bien faire les choses__
- Établir un calendrier précis et le partager en amont ;
- Co-créer les questions avec les équipes ;
- Laisser à chacun le temps de s’organiser ;
- Assurer la tenue des délais ;
- Donner des information complémentaires pour les appréciations des équipes qui en ont besoin.

### Pour aller plus loin 

Recevez la grille de questions posées pour évaluer la performance directement dans votre boîte mail. 

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